copycam1

Sain tässä taannoin eräältä jättifirmalta tiedustelun, voisinko oikolukea ja copyeditoida heidän vuosikertomuksensa.

Kyseessä oli massiivinen toimeksianto, mutta jo viestin alkumetreillä alkoi vähän epäilyttää.

Entinen copywriter oli kuulemma lyönyt hanskat tiskiin, ja mitä pidemmälle viestiä luin, sitä paremmin häntä ymmärsin.

Sanoja vuosikertomuksessa oli vähän alle 90 000 eli vaatimattomasti noin 260 sivun edestä tekstiä (jos lasketaan, että yhdellä A4:lla olisi noin 350 sanaa eli aika tiiviisti) 🫣

Jokainen tuotepäällikkö oli kirjoittanut oman osuutensa ja kääntänyt sen sitten englanniksi.

Näin ollen tekstille tarvittiin kipeästi oikoluvun eli virheiden korjaamisen lisäksi perusteellista kielentarkistusta ja copyeditointia (ja hyvästä syystä).

Varsinkin kun soppaa oli ollut keittelemässä niinkin monta kokkia, oli tärkeää saada yhdenmukaistettua heidän erityyliset tuotoksensa ja saada ne kuulostamaan yhdeltä ja samalta brändiltä.

Asialla oli luonnollisesti kiire ja valmista pitäisi tulla noin puolentoista kuukauden sisään.

Tässä vaiheessa hälytyskellojen vieno sointi oli jo huomattavasti voimistunut päässäni.

Kävin tekstiä ja tosi pientä pränttiä läpi ja totesin, että ei herra varjele.

Onko siis ajateltu, että jonkun pitäisi oikeasti lukeakin tämä? 

Pelkkää tekstiä ilman minkäännäköisiä kuvia, käppyräisiä kaavioita, koukeroista kapulakieltä, tilastoja tilastojen perään… 

…ja tosi PALJON pientä pränttiä.

Savottaa oli yksinkertaisesti liikaa ja liian lyhyellä varoitusajalla, ja niinpä kieltäydyin kohteliaasti kunniasta.

Tämä on tosiaan sitä aikaa vuodesta, kun monissa firmoissa kirjoitetaan kuumeisesti vuosikertomuksia.

Nehän ovat niitä raportteja, joissa kerrotaan, mitä organisaatiossa ylipäänsä on tehty ja millaisia tuloksia edeltävänä vuonna on tullut. Kohdeyleisönä ovat omistajat, sijoittajat, osakkaat, eri sidosryhmät tai jäsenistö, ja mukaan liitetään yleensä myös erinäisiä tilastoja tai tilinpäätöskertomus. 

Se vain, että vuosikertomusten laatiminen koetaan usein firmoissakin vihoviimeisenä resursseja nakertavana pakkopullana, minkä vuoksi lopputuloksenakin on tappavan tylsä dokumentti – juuri kuten yllämainitussa tapauksessa.

Se on sääli, sillä hyvin laadittu vuosikertomus voi vahvistaa positiivista mielikuvaa brändistä ja tehdä siitä huomattavasti kiinnostavamman myös muiden kuin kohdeyleisön silmissä. 

Vaikka sinun ei tarvitsisikaan kirjoittaa mitään yhtä järkälemäistä dokumenttia kuin ylläolevassa esimerkissä, jonkinlainen kooste vuodesta voisi olla tosi kiva juttu asiakkaillesi, uutiskirjeesi lukijoille tai seuraajillesi somessa.

Se voi nimittäin myös madaltaa uusien potentiaalisten asiakkaiden kynnystä ottaa sinuun tai firmaasi yhteyttä.

Mutta miten vuosiraporteista voisi oikeasti tehdä edes vähän kiinnostavampia?

Tässä muutama vinkki, joita voit soveltaa vuosikertomuksiin parhaaksi katsomallasi tavalla sen mukaan, oletko yksinyrittäjä vai mukana isommassa firmassa:

1) Millainen vuosi oli: Mikä muuttui? Mikä pysyi ennallaan? Teitkö jonkin tavanomaisuudesta poikkeavan asiakasprojektin?

2) Mitkä olivat suurimpia saavutuksia tai kirpaisevimpia pettymyksiä? Ole rehellinen. Aidot tunteet tekevät sinusta samaistuttavamman, kiinnostavamman ja helpommin lähestyttävän. Monesti vuosikertomuksissa lakaistaan kaikki takaiskut ja vastoinkäymiset maton alle ja keskitytään hehkuttelemaan saavutuksia ylisanoin. Tietysti onnistumisistaan pitääkin olla ylpeä, mutta jos muuta kerrottavaa ei muka ole, siitä syntyy vähän epäaito ja itseriittoinen vaikutelma. 

3) Käytä värikkäitä ja visuaalisesti houkuttelevia infograafeja perinteisten pylpyröiden ja piirakkakaavioiden sijaan – tähän tarkoituksen Canva on ihan mahtava, ja ilmaisellakin versiolla pystyy tekemään vaikka mitä. Esimerkiksi montako seuraajaa sinulla on somessa (varsinkin, jos kasvua on ollut paljon)? Montako artikkelia julkaisit ja mikä niistä oli luetuin? Montako sähköpostia lähetit? Montako asiakasprojektia sait valmiiksi?

4) Mainitse asiapitoisten tilastojen ohella myös joitain vähän erikoisempia faktoja, tapahtumia tai sattumuksia matkan varrelta (joiden ei tarvitse edes liittyä töihin), kuten vaikka: Montako kilometriä juoksit/kävelit/hiihdit/rullaluistelit? Montako kirjaa luit tai kuuntelit? Mikä oli vaikuttavin elokuva tai muu taide-elämys, jonka koit? Paras suodatinkahvi? Työntekijöiden keski-ikä ja mistä he ovat kotoisin (havainnollista kartalla)? Yleisin harrastus? Montako lasta, kissaa, koiraa, kultakalaa, kilpikonnaa tai muuta lemmikkiä työntekijöillä on yhteensä? Ja niin edelleen. 

5) Vie lukija kulissien taakse. Sen sijaan että alat heti listata tuotteen ominaisuuksia, esittele työntekijöitä, jotka ovat työskennelleet tuotteen parissa. He voivat kertoa tuotteen synnystä varmasti kiinnostavia tarinoita.

6) Jos firmalla on varaa satsata, vuosikertomuksesta voi tehdä vaikka aikakauslehden tyyppisen julkaisun, joka näyttää enemmän People-lehdeltä tavanomaisten B2B-julkaisujen ja PowerPoint-sulkeisten sijaan (ja SAATTAA olla myös vähän hauskempi tehdä), ja jossa työntekijöitä esitellään julkkisten tapaan.

7) Millaisia tapahtumia vuoteen mahtui? Tee kuvakollaasi vuoden mieleenpainuvimmista hetkistä (jonka voit julkaista joko vuosiraportissa tai somessa tai sekä että).

Tässä oli siis muutama vinkki, miten voit elävöittää vuosikatsausta ja tehdä siitä huomattavasti houkuttelevamman lukijan kannalta.

Vuosikertomus on kuitenkin loistava – ja valitettavan usein hukattu – tilaisuus kertoa maailmalle, kuka olet ja mitä teet, ja siten luoda myös uusia yhteyksiä. 

Sen ei tarvitse olla rutikuivakka tekstihirviö, johon kukaan täysjärkinen ei halua tuhlata aikaansa muuten kuin pakon sanelemana.

Kuten minkä tahansa tekstin kanssa, myös vuosikertomus on tarkoitettu jonkun luettavaksi – ja juuri se tuntuu usein unohtuvan.  Se on kuitenkin aina tekstin perimmäinen tarkoitus.

Mitä useampi innostuu lukemaan tarinoitasi, sitä paremmin he tutustuvat sinuun ja haluavat tietää sinusta lisää. 

Mieti siis, mitä hyötyä raportistasi on LUKIJALLE ja miksi juuri hänen pitäisi se lukea. Mitä enemmän muistat keskittyä lukijaan, sitä aidomman yhteyden voit luoda häneen.

Tämä pätee myös vuosikertomuksiin.

P.S.1: Jos jokin tekstisi kaipaa oikolukua, kielentarkistusta tai copyeditointia (tai vaikkapa kaikkia kolmea), tuo se  Copyverstaalle huoltoon! 

P.S.2: Erinomainen lukuvinkki vuosikertomusten ja monien muiden tekstien kirjoittamiseen (ja josta tämäkin artikkeli on saanut paljon inspiraatiota): 

Ann Handley: Everybody Writes – Your New and Improved Go-To Guide to Creating Ridiculously Good Content (2022)

Lue myös:

5 yksinkertaista copywritingista tuttua vinkkiä, joilla puhallat puhtia puuduttaviin palavereihin
Mikä on copywriter (suomeksi)? 30+ tapaa sanoa se toisin
Mikä on swipe file (suomeksi)

Piditkö artikkelista? Jaa se tästä: 

Eräs opettajatuttavani kertoi vastikään Facebookissa, että he olivat testanneet oppilaiden kanssa viime aikoina paljon kohuttua #chatgpt-tekoälyä ja pyytäneet sitä kirjoittamaan joulutarinan suomeksi.

Lopputulos oli vähintäänkin mielenkiintoinen ja sisälsi sekä tuttuja elementtejä mutta myös yllättäviä käänteitä.

Näin se kuului (täysin alkuperäisversiona ilman minkäänlaisia muokkauksia):

Joulun aika oli taas tullut ja kaupungissa oli iloista ja valoisaa. Kaksi hyväntahtoista veljestä, Joulupukki ja Tonttu, valmistautuivat lähtemään joulupukin kanssa matkaan jakamaan lahjoja lapsille ympäri maailmaa. He olivat innoissaan saadessaan jakaa iloa ja riemua kaikille lapsille.

Joulupukki pukeutui punaiseen takkiinsa ja pujotti tonttuveljensä pienen paketin tonttulakin alle. Tonttu oli aivan innoissaan, sillä hän saisi olla mukana joulupukin kanssa jakamassa lahjoja.

He lähtivät matkaan yöllä, kun kaikki olivat jo nukkumassa. Joulupukin joulupukki veti rekkaa, jossa oli kaikki lahjat, ja tonttu istui vieressä ohjaamassa. He lensivät yli kaupunkien ja maaseudun, ja jokaisessa oviin he jättivät lahjoja joulun iloa tuoden.

Kun aamu valkeni, Joulupukki ja Tonttu olivat jo valmiita palata kotiin. He olivat tehneet kaikkensa tuodakseen iloa ja riemua lapsille joulun aikana, ja olivat ylpeitä siitä, että olivat onnistuneet tehtävässään. He palasivat kotiin hymy huulilla ja iloisina, ja tiesivät, että he saisivat tehdä sen kaiken uudelleen seuraavana jouluna.

Aika… mmm… erikoinen joulutarina, eikö totta?

Tässä on kaikki tutut elementit, mutta jotenkin hieman spookysti vinksallaan.

Kaksi hyväntahtoista veljestä? Siis joulupukki ja tonttuko olivat veljeksiä? ChatGPT tietää jotain mitä me emme.

Mutta kaikesta päätellen joulupukki oli edelleen se vanhempi ja viisaampi veljeksistä, joka pyöritti show’ta. Pienen paketin sujauttaminen tontun tonttulakin alle on hauska yksityiskohta.

Mutta sitten tarina alkaa vähän yskähdellä.

Joulupukin joulupukki veti rekkaa.

Hmm.

Siis toimittiko joulupukki – tai jonkinlainen joulupukin replikantti – myös Petteri Punakuonon virkaa? 

Ja muutenkin hienoinen kaupallisuus siintää läpi.

Joulupukin joulupukki ei vetänyt rekeä vaan rekkaa.

Kaikesta päätellen Coca-Colan punaista sellaista (piilomainonta pilkistää rivien välistä).

Joka tapauksessa, tarinassa on kaikesta huolimatta aika jouluinen tunnelma ja onnellinen loppu, vaikka olo sen jälijltä on vähintäänkin hämmentynyt.

Niin hämmentynyt, että oli tietysti aivan pakko kokeilla ChatGPT:tä itsekin.

Annoin sille seuraavan tehtävän:

Kirjoita joulutarina, jossa on copywriter

Tällaisen se loihti muutamassa sekunnissa:

Tänä jouluna copywriter nimeltä Emily oli erityisen kiireinen. Hänellä oli useita projekteja meneillään ja hän oli päättänyt tehdä niin paljon töitä kuin mahdollista ennen joulua, jotta hän voisi ottaa vapaata perheensä kanssa jouluna.

Emily oli niin kiireinen, että hän ei ehtinyt edes ajatella joulunviettoa tai sen valmisteluja. Hän oli niin keskittynyt työhönsä, ettei hän ehtinyt edes käydä joululahjoja ostamassa.

Jouluaatto oli pian ja Emily huomasi, että hänellä ei ollut mitään joululahjaa perheelleen. Hän oli niin huolissaan, että hän alkoi miettiä, mitä hänen perheelleen voisi antaa.

Sitten hän muisti, että hänellä oli ollut mukanaan muutama käsikirjoitusprojekti, jotka olivat jääneet vielä kesken. Hän päätti ottaa ne loppuun ja antaa ne perheelleen joululahjaksi.

Emily aloitti työskentelyn heti ja hioi käsikirjoitukset huolellisesti loppuun. Hän oli niin keskittynyt työhönsä, ettei hän ehtinyt edes huomata, kun aika lensi ohi.

Lopulta, jouluaatto aamuna, Emily oli viimein valmis. Hän kääri käsikirjoitukset kauniisiin paperiin ja lähetti ne perheelleen joululahjoiksi.

Perhe oli iloinen ja yllättynyt lahjoista. He olivat aina olleet kiinnostuneita Emilyn työstä ja olivat onnellisia saadessaan nähdä, mitä hän oli tehnyt.

Emily oli myös onnellinen. Hän oli onnistunut luomaan jotain uutta ja antamaan jotain arvokasta perheelleen. Hän oli myös oppinut, että joulun tärkein asia ei ole lahjojen antaminen, vaan perheen ja ystävien kanssa vietetty aika.

Oi että.

Pakko myöntää, että tämä tarina onnistui liikahduttamaan minua.

Tunnen suurta myötätuntoa Emilyä kohtaan.

ChatGPT on nimittäin monessa asiassa ihan oikeilla jäljillä. Emily-poloinen on yksinyrittäjänä burnoutin partaalla ja järkyttävän työtaakan uuvuttamana jouluvalmistelut ovat tekemättä ja lahjat ostamatta.

Sekin kuulosti varsin uskottavalta, ettei muu perhe tiedä yhtään, mitä Emily tarkalleen ottaen tekee työkseen ("he olivat aina olleet kiinnostuneita Emilyn työstä"). Siksipä perhe vallan ilahtuukin saadessaan vihdoin konkreettisesti nähdä, mitä ihmettä Emily päivät pitkät läppärinsä ääressä puuhaa.

Että kyllä tässä on ihan erinomaisen joulutarinan aineksia: yllättävä loppu, jossa on ripaus joulun ihmettä. Emily saa kuin saakin työt tehtyä ja päättää lähettää käsikirjoitukset perheelleen lahjaksi.

Lähettää? Käsikirjoitukset? 

Ei ihme, että perhe oli hieman yllättynyt – mutta ilahtunut – lahjasta.

Kuulostaako Emilyn tarina sinusta uskottavalta? Ja ehkä jopa aavistuksen samastuttavalta…?

Tästä pääsemmekin kysymykseen, joka pyörii monen kirjoittajan mielessä juuri nyt:

Pitääkö tästä olla huolissaan – oikeasti?

Viekö ChatGPT ja koko ajan kehittyvä tekoäly lopulta kaikilta copywritereilta työt?

Tulevastahan ei tiedä, mutta ei sentään ehkä ihan vielä.

ChatGPT on erinomainen esimerkki siiitä, miten pitkälle tekoäly on kehittynyt. Mihin kaikkeen se vielä pystyykään, sitä emme tiedä…

…mutta ehkä vielä tässä vaiheessa ei kannata turhaan murehtia.

Silloin kun ei tarvita kovin syvällistä analyysiä, aitoa empatiaa ja ripausta huumoria, ChatGPT kykenee tuottamaan ihan kohtuullista tekstiä muutamissa sekunneissa – joskin hieman vinksahtanein juonenkääntein.

Siksi se voi toimia hyvänä apurina ideoimaan (eriskummallisia) tarinoita (ja keksimään kummallisia eksoottisia lahjaideoita) ja siten myös keventämään vähän taakkaa – niin että Emily-rukkakin ehtisi saada projektit ajoissa valmiiksi 

Mutta nyt päästän sinut rauhoittumaan joulunviettoon. JOS vaikka sinullakin on jouluvalmistelut tekemättä ja lahjat ostamatta ja muutama projekti vielä pahasti kesken…

Mekin alamme tässä pikkuhiljaa valmistautua perheen kanssa huomiseen aattoon. Kurkimme ikkunasta, milloin Joulupukki ja veljensä Tonttu ja joulupukin joulupukki kurvaavat rekalla pihaan… 

Rauhallista joulunaikaa sinulle!

P.S. Jos haluat oppia ihan oikeaa copywritingia ihan kuin oikea ihminen, kurkkaa CopyCampuksen kauppaan!

Piditkö artikkelista? Jaa se tästä:

Tietoa meistä -sivu toimii usein eräänlaisena digitaalisena käyntikorttina, joka ratkaisee, minkälaisen vaikutelman luot itsestäsi ja edustamastasi yrityksestä. Siksi se on niin tärkeä.

Hyvin usein käy nimittäin niin, että piipahdus yrityksen taustatiedot -sivulla ei herätä mitenkään ylenpalttista innostusta tai saa vierailijaa lisäämään sinua kirjanmerkkeihinsä.

Tässä artikkelissa kerron 3 helppoa myyvästä kirjoittamisesta tuttua konstia, joilla teet Tietoa meistä -sivusta huomattavasti kiinnostavamman.

Kuvittele seuraava tilanne...

Tapaat kutsuilla uuden ihmisen, joka puhuu vain ja ainoastaan itsestään, eikä ole pätkääkään kiinnostunut sinusta.

Kuuntelet kohteliaasti vuolasta itsekehua ja luennointia omista saavutuksista…

…ja samalla mietit kuumeisesti, miten kauan joudut vielä jumittamaan monologin armoilla ja missä välissä pääsisit sulavasti pakenemaan paikalta

Loppuillan teet kaikkesi, että saat välteltyä ko. henkilöä.

Monen yrityksen Tietoa meistä -sivu on vähän samaa maata.

Kuten esimerkiksi, jos sieltä löytyy muun muassa seuraavia hyvin positiivisia ilmaisuja…

Pioneeri ja innovaattori.

Alan johtava asiantuntijayritys.

Luotettavuutta ja laatua.

Kattavimmat palvelut kilpailukykyisin hinnoin.

Kansainvälisesti palkittu.

Tehokkuutta ja ammattitaitoa.

Helppoa ja huoletonta.

Suomen suosituin.

Monipuolinen ja kustannustehokas.

Nopea ja toimintavarma.

…niillä EI ole kauheasti painoarvoa, ellei niitä ole mitenkään osoitettu todeksi tai varsinkaan, jos sivulla ei mitenkään perustella, mitä HYÖTYÄ näistä lukuisista hyvistä ominaisuuksista on asiakkaalle.

Mitä luulet, innostuisiko lukija tällaisesta sivusta, jossa kerrot yrityksestäsi:

Olemme ylpeitä siitä, keitä olemme, mistä tulemme ja mihin olemme menossa.

Osaamistamme on kehitetty vuosien varrella yhdessä yrityksemme työntekijöiden kanssa. Nyt olemmekin valmiita ottamaan tulevaisuuden haasteet vastaan leuka pystyssä. 

Toimintaperiaatteemme on tarjota parasta ja laadukkainta palvelua alueellamme. 

Emme tingi laadusta, turvallisuudesta, viimeistelystä tai hinnasta.

Vaikka tämä onkin (osittain) vain kuvitteellinen esimerkki, vastaavat kuvaukset ovat valitettavan tyypillisiä firmojen sivuilla.

Rasittava henkseleiden paukuttelija... vai mielenkiintoinen uusi tuttavuus?

Tietysti omista saavutuksistaan pitääkin olla ylpeä eikä niitä ole tarkoituskaan vähätellä, mutta usein tapa, jolla niistä kerrotaan, ei tee toivottua vaikutusta – pikemminkin päinvastoin.

Tietoa meistä -sivu on kyllä sikäli vähän nurinkurinen nimi, että sen ei pitäisi keskittyä yksinomaan sinuun ja yritykseesi – vaan nimenomaan asiakkaaseen.

Ja etenkin siihen, miten juuri sinä voisit auttaa häntä.

Jos ylläolevat esimerkit ovat ominaisuuksia, joista haluat, että sinut tunnetaan, mieti, mitä hyötyä niistä on ASIAKKAALLESI. Ne ovat samalla arvolupauksia, jotka sinun pitää pystyä perustelemaan.

Jos nimittäin puhut vain ja ainoastaan itsestäsi ja omasta erinomaisuudestasi, se on varma keino hätistää satunnainen vierailija ja potentiaalinen asiakas matkoihinsa.

Miten kirjoitat hyvän Tietoa meistä -sivun? 

Tässä siis kolme helppoa vinkkiä, joilla voit tehdä Tietoa meistä -sivusta paljon kiinnostavamman satunnaisen vierailijan silmissä: 

1) Mieti, miksi asiakkaan pitäisi välittää siitä, mitä sinulla on heille kerrottavaa

Ja tarjottavaa. MIKSI haluat ihmisten ostavan tuotettasi tai palveluasi? Mitä uskot heidän saavan siitä? Tuoko se heidän elämäänsä helpotusta / iloa / kauneutta / inspiraatiota / hyvää mieltä?

Asiakkaat eivät nimittäin osta sinulta tehdäkseen sinulle palveluksen (ellei kyse ole sukulaisista tai superfaneista).

He ovat valmiita ostamaan sinulta silloin, jos voit tarjota heille jotain, mikä jollain tavalla voi parantaa heidän elämäänsä (minkä pitäisi muutenkin olla päällimmäinen syy sille, miksi firmasi on ylipäänsä olemassa).

2) Olet varmasti ainutlaatuinen… mutta millä tavalla? Kerro oman tarinasi lisäksi asiakastarina

Miten erotut muista? Mitä ainutlaatuista sinussa ja yrityksesi tarinassa on? Kerro myös konkreettinen esimerkki, miten olet auttanut asiakasta tai liitä mukaan asiakkaalta saamasi palaute:

• Mitä sellaista sinä voi tarjota, mitä kukaan kilpailijasi ei pysty tarjoamaan? 
• Millaisia ongelmia olet ratkaissut?
• Millaisia haaveita olet voinut toteuttaa? 

3) Käy tekstistä läpi kaikki kohdat, joissa vilahtaa sana “minä” tai “me” eri muodoissaan

Miten voisit muokata niitä niin, että et puhu yksin sinusta vaan puhuttelet suoraan myös lukijaasi?

Vaikka moni puhuisi itsestään aina ja kaikkialla, myyntitekstissä (sillä sitä myös Tietoa meistä -sivu on) kannattaa siirtää fokus lukijaan ja asettua hänen asemaansa. Siten tekstistä tulee heti aidompi ja kiinnostavampi lukijan kannalta.

Ja nyt voit palata alun kuvitteelliseen tilanteeseen…

… ja miettiä, millaisen keskustelun kävisit vaikkapa potentiaalisen asiakkaan kanssa, joka kysyy, mitä yrityksesi tekee.

Kun alat listata omasta mielestäsi parhaimpia ominaisuuksiasi, potentiaalinen asiakas miettii todennäköisesti hiljaa mielessään:

“Entä sitten? Mitä se minua liikuttaa? Miksi kerrot tätä minulle? MITEN PÄÄSEN PAKENEMAAN PAIKALTA?”

Eli siis…

Jos sinun Tietoa meistä -sivu osallistuisi juhliin, olisiko se leuhka henkseleiden paukuttelija vai mukavan empaattinen uusi tuttavuus, johon haluaisi tutustua paremmin? Sitä kannattaa miettiä.

P.S. Hyötyjen ja ominaisuuksien yhdistäminen on yksi myyntitekstin tärkeimpiä tehtäviä. Fast 4 Copy -kurssilla näytän sinulle Lupaus-osiossa, miten muutat ominaisuudet himoittaviksi hyödyiksi ja yhdistät ne toisiinsa lukijalle vastustamattoman tavalla… ja tätä tekniikkaa voit tietysti hyödyntää myös omalla Tietoa meistä -sivullasi. Lähde mukaan täällä >>

Piditkö artikkelista? Jaa se tästä:

Oletko koskaan ollut sekavassa videopalaverissa, josta et ole ollut ihan varma, mitä ihmettä oikein teet siellä?

Tämä lienee retorinen kysymys, sillä kukapa EI olisi puuduttanut itseään palaverimaratoneissa näinä etätyön ja -opiskelun kulta-aikoina!

Kuten mekin tässä ihan vastikään.

Olimme palaverissa, jota oli luonnehdittu “hyvin tärkeäksi” luonteeltaan. Pidettiin myös “hyvin tärkeänä”, että kaikki asianosaiset osallistuisivat. 

Tapaisimme muita projektiin osallistuvia ensimmäistä kertaa. Koollekutsuja oli maininnut jossain ohimennen, että kaikki saavat esittäytyä, jotta voimme vähän tutustua toisiimme.

Alkuhässäkässä se kumminkin jotenkin unohtui tyystin.

Niinpä siirryimme suoraan asiaan eli käymään agendaa läpi…

…paitsi ettei muuta agendaa oikeastaan ollutkaan kuin että palaveri oli tosiaan “hyvin tärkeä”.

Se oli kyllä tiedossa, että tarkoitus oli käydä läpi jotain tulevaa yhteistä projektia (tosin se, että millä tavalla tai miksi, ei varsinaisesti käynyt ilmi).

Kokouksen vetäjä jakoi näyttönsä ja hyppeli edestakaisin selaimessa auki olevien täbien välillä. Hän esitteli eri työkalujaan, joita tarvitsee projektin eri vaiheissa.

Joita siis mekin varmaan jossain vaiheessa tarvitsisimme…?

Se vain, ettei näytöllä ollutta tekstiä oikein kukaan osallistuja erottanut. (Huomasin, että joka kerta, kun vetäjä mainitsi että “tässä näkymässä…”, kaikki kumartuivat yhtä aikaa kohti ruutuaan, silmiään siristellen ja kulmiaan aavistuksen kurtistellen, ja kohta jo vetäytyivät takaisin ehkä entistä epätietoisemman näköisinä.)

Ja koska kukaan ei osannut hämmennykseltään esittää sen kummempia kysymyksiä, kokous päättyi vähän jopa etuajassa.

Ja juuri se oli luultavasti koko kokouksen paras anti.

Mutta siitäkin huolimatta se ei todellakaan ollut kovin tehokasta ajankäyttöä kenellekään.

Kaiken kaikkiaan meille jäi hämäräksi se kaikkein tärkein seikka: 

Pitikö meidän nyt siis tehdä jotain, ja jos kyllä, niin mitä… ja miksi ja miten? 

Oliko jossain kysymys tai kehotus, joka jotenkin vain onnistui menemään meiltä ohi?

Vai onko tästä puhuttu jo jossain muualla?

Jäimme siis miettimään, mikä koko “hyvin tärkeän” tapaamisen perimmäinen tarkoitus oli ja mihin me kaikkea tätä tietoa tarvitsimme

Ja myös sitä…

… miten tästä palaverista olisi voinut tehdä HUOMATTAVASTI hedelmällisemmän osallistujan kannalta – vain parilla myyvästä kirjoittamisesta tutulla jutulla.

Ihan muutamin pikku viilauksin ja valmistelevin liikuin.

5 vinkkiä tehokkaampiin palavereihin

Jos siis sinä pidät paljon palavereita, tässä muutama yksinkertainen mutta tehokas vinkki, miten teet niistä hyödyllisempiä ja kiinnostavampia kaikille osallistujille.

1) Osallistujat

Kutsu mukaan VAIN ne, joiden on hyvä/ehdottoman tärkeää tietää, mistä palaverissa puhutaan. Ja jos suurin osa tapaa ensimmäistä kertaa, ota vähän selvää, kuka kukin on. Osallistujia voi vähän jännittää, joten jos osaat rohkaista heitä kertomaan itsestään esittämällä kysymyksiä heistä itsestään, alkujännitys hellittää. Tunnelmasta tulee heti paljon vapautuneempi.

2) Agenda

Mainitse lyhyesti ranskalaisin viiruin jo palaverikutsussa, mitä agendalla on. Jos olet esimerkiksi esittelemässä vaikkapa projektiin kuuluvia työkaluja tai sen eri vaiheita, listaa ne.

3) Palaverin tarkoitus

Mikä se on? Onko se lähinnä informatiivinen luonteeltaan (esim. uuden projektin esittelyä), tehdäänkö siinä päätöksiä vai jaetaanko jo tehtäviä? 

Alussa voi siis olla hyvä mainita, mitä HYÖTYÄ palaverista on osallistujille. Miksi heidän läsnäoloaan tarvitaan ja miksi heidän on hyvä tietää, mitä palaverissa käsitellään? Tämäkin kannattaa mainita lyhyesti jo kutsussa.

Eikä muuten todellakaan yhtään haittaa (vaan pikemminkin olisi ihan suotavaa), jos yrität vähän herätellä osallistujien uteliaisuutta ja innostusta aihetta kohtaan jo etukäteen. On hyvin todennäköistä, että lukuisissa palavereissa nuutuneiden osallistujien huomio herpaantuu herkästi, eikä sekavaan esitykseen millään jakseta kiinnittää huomiota.

4) Seuraavat vaiheet

Ja lopuksi, miten tästä edetään? Miten palaveri vaikuttaa osallistujiin? Pitääkö heidän tehdä jotain konkreettista tapaamisen päätyttyä? Kerro kaikille mahdollisimman suoraviivaisesti, mitä haluat kunkin osallistujan tekevän tai mitä tapahtuu seuraavaksi.

5) Yhteenveto

Onko palaverissa käyty läpi PALJON asioita ja jaettu paljon tehtäviä? Jos kyllä, voisi olla paikallaan tehdä napakka yhteenveto, jonka voi myös lähettää osallistujille palaverin päätyttyä (varsinkin, jos tehtäviä on jaettu).

Eli yksinkertaisimmillaan vastaa näihin kysymyksiin…

Mitä >> Miksi >> Miten >>

…ja vedä lopuksi langat yhteen.

Yhteenveto: Mitä copywritingista tuttuja keinoja voit hyödyntää palavereissa?

Jos muistat tehdä edes vähänkin taustatutkimusta, huomioida sisällössä lupauksen ja hyötynäkökulman, ja mainita selvästi, miten odotat kunkin toimivan palaverin jälkeen, saatte varmasti yhdessä paljon enemmän aikaan.

Olen aika varma, että JOS palaverikutsussa ja itse palaverissa muistettaisiin huomioida nämä kysymykset edes muutamin lyhyin sanankääntein, se tekisi siitä monin verroin antoisamman osallistujien kannalta – ja kaiken kaikkiaan paljon tehokkaampaa ajankäyttöä.

Seuraavaa “hyvin tärkeää” palaveria jännityksellä odottaen… ‍

Mirka

P.S. Ehkä olet joskus törmännytkin huippusuositun tietokirjailijan ja luennoitsijan Simon Sinekin kuuluun TED-talkiin aiheesta ”Why? How? What?”. Sen oppeja voi hyvin soveltaa vaikka mihin elämänalueisiin – jopa sekavien palavereiden sujuvoittamiseen Kannattaa kurkata!

Piditkö artikkelista? Jaa se tästä: