Tämä on sitä aikaa vuodesta, kun monissa firmoissa kirjoitetaan kuumeisesti vuosikertomuksia.
Nehän ovat niitä raportteja, joissa kerrotaan, mitä organisaatiossa ylipäänsä on tehty ja millaisia tuloksia edeltävänä vuonna on tullut. Kohdeyleisönä ovat omistajat, sijoittajat, osakkaat, eri sidosryhmät tai jäsenistö, ja mukaan liitetään yleensä myös erinäisiä tilastoja tai tilinpäätöskertomus.
Se vain, että vuosikertomusten laatiminen koetaan usein firmoissakin vihoviimeisenä resursseja nakertavana pakkopullana, minkä vuoksi lopputuloksenakin on tappavan tylsä dokumentti – juuri kuten yllämainitussa tapauksessa.
Se on sääli, sillä hyvin laadittu vuosikertomus voi vahvistaa positiivista mielikuvaa brändistä ja tehdä siitä huomattavasti kiinnostavamman myös muiden kuin kohdeyleisön silmissä.
Vaikka sinun ei tarvitsisikaan kirjoittaa mitään yhtä järkälemäistä dokumenttia kuin ylläolevassa esimerkissä, jonkinlainen kooste vuodesta voisi olla tosi kiva juttu asiakkaillesi, uutiskirjeesi lukijoille tai seuraajillesi somessa.
Se voi nimittäin myös madaltaa uusien potentiaalisten asiakkaiden kynnystä ottaa sinuun tai firmaasi yhteyttä.
Mutta miten vuosiraporteista voisi oikeasti tehdä edes vähän kiinnostavampia?
Tilaa CopyCampuksen
uutiskirje
...ja saat lahjaksi myyntitekstin mallipohjan, jolla kirjoitat myyvää tekstiä ennätysajassa!
Tässä muutama vinkki, joita voit soveltaa vuosikertomuksiin parhaaksi katsomallasi tavalla sen mukaan, oletko yksinyrittäjä vai mukana isommassa firmassa:
1) Millainen vuosi oli: Mikä muuttui? Mikä pysyi ennallaan? Teitkö jonkin tavanomaisuudesta poikkeavan asiakasprojektin?
2) Mitkä olivat suurimpia saavutuksia tai kirpaisevimpia pettymyksiä? Ole rehellinen. Aidot tunteet tekevät sinusta samaistuttavamman, kiinnostavamman ja helpommin lähestyttävän. Monesti vuosikertomuksissa lakaistaan kaikki takaiskut ja vastoinkäymiset maton alle ja keskitytään hehkuttelemaan saavutuksia ylisanoin. Tietysti onnistumisistaan pitääkin olla ylpeä, mutta jos muuta kerrottavaa ei muka ole, siitä syntyy vähän epäaito ja itseriittoinen vaikutelma.
3) Käytä värikkäitä ja visuaalisesti houkuttelevia infograafeja perinteisten pylpyröiden ja piirakkakaavioiden sijaan – tähän tarkoituksen Canva on ihan mahtava, ja ilmaisellakin versiolla pystyy tekemään vaikka mitä. Esimerkiksi montako seuraajaa sinulla on somessa (varsinkin, jos kasvua on ollut paljon)? Montako artikkelia julkaisit ja mikä niistä oli luetuin? Montako sähköpostia lähetit? Montako asiakasprojektia sait valmiiksi?
4) Mainitse asiapitoisten tilastojen ohella myös joitain vähän erikoisempia faktoja, tapahtumia tai sattumuksia matkan varrelta (joiden ei tarvitse edes liittyä töihin), kuten vaikka: Montako kilometriä juoksit/kävelit/hiihdit/rullaluistelit? Montako kirjaa luit tai kuuntelit? Mikä oli vaikuttavin elokuva tai muu taide-elämys, jonka koit? Paras suodatinkahvi? Työntekijöiden keski-ikä ja mistä he ovat kotoisin (havainnollista kartalla)? Yleisin harrastus? Montako lasta, kissaa, koiraa, kultakalaa, kilpikonnaa tai muuta lemmikkiä työntekijöillä on yhteensä? Ja niin edelleen.
5) Vie lukija kulissien taakse. Sen sijaan että alat heti listata tuotteen ominaisuuksia, esittele työntekijöitä, jotka ovat työskennelleet tuotteen parissa. He voivat kertoa tuotteen synnystä varmasti kiinnostavia tarinoita.
6) Jos firmalla on varaa satsata, vuosikertomuksesta voi tehdä vaikka aikakauslehden tyyppisen julkaisun, joka näyttää enemmän People-lehdeltä tavanomaisten B2B-julkaisujen ja PowerPoint-sulkeisten sijaan (ja SAATTAA olla myös vähän hauskempi tehdä), ja jossa työntekijöitä esitellään julkkisten tapaan.
7) Millaisia tapahtumia vuoteen mahtui? Tee kuvakollaasi vuoden mieleenpainuvimmista hetkistä (jonka voit julkaista joko vuosiraportissa tai somessa tai sekä että).
Tässä oli siis muutama vinkki, miten voit elävöittää vuosikatsausta ja tehdä siitä huomattavasti houkuttelevamman lukijan kannalta.
Vuosikertomus on kuitenkin loistava – ja valitettavan usein hukattu – tilaisuus kertoa maailmalle, kuka olet ja mitä teet, ja siten luoda myös uusia yhteyksiä.
Sen ei tarvitse olla rutikuivakka tekstihirviö, johon kukaan täysjärkinen ei halua tuhlata aikaansa muuten kuin pakon sanelemana.
Kuten minkä tahansa tekstin kanssa, myös vuosikertomus on tarkoitettu jonkun luettavaksi – ja juuri se tuntuu usein unohtuvan. Se on kuitenkin aina tekstin perimmäinen tarkoitus.
Mitä useampi innostuu lukemaan tarinoitasi, sitä paremmin he tutustuvat sinuun ja haluavat tietää sinusta lisää.
Mieti siis, mitä hyötyä raportistasi on LUKIJALLE ja miksi juuri hänen pitäisi se lukea. Mitä enemmän muistat keskittyä lukijaan, sitä aidomman yhteyden voit luoda häneen.
Tämä pätee myös vuosikertomuksiin.
P.S.1: Jos jokin tekstisi kaipaa oikolukua, kielentarkistusta tai copyeditointia (tai vaikkapa kaikkia kolmea), tuo se Copyverstaalle perinpohjaiseen huoltoon!
P.S.2: Erinomainen lukuvinkki vuosikertomusten ja monien muiden tekstien kirjoittamiseen (ja josta tämäkin artikkeli on saanut paljon inspiraatiota):
Ann Handley: Everybody Writes (2014)
Lue myös:
5 yksinkertaista copywritingista tuttua vinkkiä, joilla puhallat puhtia puuduttaviin palavereihin
Mikä on copywriter (suomeksi)? 30+ tapaa sanoa se toisin
Mikä on swipe file (suomeksi)
Piditkö artikkelista? Jaa se tästä:
