Oletko koskaan ollut sekavassa videopalaverissa, josta et ole ollut ihan varma, mitä ihmettä oikein teet siellä? 
Tämä lienee retorinen kysymys, sillä kukapa EI olisi puuduttanut itseään palaverimaratoneissa näinä etätyön ja -opiskelun kulta-aikoina!
Kuten mekin tässä ihan vastikään.
Olimme palaverissa, jota oli luonnehdittu “hyvin tärkeäksi” luonteeltaan. Pidettiin myös “hyvin tärkeänä”, että kaikki asianosaiset osallistuisivat.
Tapaisimme muita projektiin osallistuvia ensimmäistä kertaa. Koollekutsuja oli maininnut jossain ohimennen, että kaikki saavat esittäytyä, jotta voimme vähän tutustua toisiimme.
Alkuhässäkässä se kumminkin jotenkin unohtui tyystin.
Niinpä siirryimme suoraan asiaan eli käymään agendaa läpi…
…paitsi ettei muuta agendaa oikeastaan ollutkaan kuin että palaveri oli tosiaan “hyvin tärkeä”.
Se oli kyllä tiedossa, että tarkoitus oli käydä läpi jotain tulevaa yhteistä projektia (tosin se, että millä tavalla tai miksi, ei varsinaisesti käynyt ilmi).
Kokouksen vetäjä jakoi näyttönsä ja hyppeli edestakaisin selaimessa auki olevien täbien välillä. Hän esitteli eri työkalujaan, joita tarvitsee projektin eri vaiheissa.
Joita siis mekin varmaan jossain vaiheessa tarvitsisimme…? 
Se vain, ettei näytöllä ollutta tekstiä oikein kukaan osallistuja erottanut. (Huomasin, että joka kerta, kun vetäjä mainitsi että “tässä näkymässä…”, kaikki kumartuivat yhtä aikaa kohti ruutuaan, silmiään siristellen ja kulmiaan aavistuksen kurtistellen, ja kohta jo vetäytyivät takaisin ehkä entistä epätietoisemman näköisinä.)
Ja koska kukaan ei osannut hämmennykseltään esittää sen kummempia kysymyksiä, kokous päättyi vähän jopa etuajassa.
Ja juuri se oli luultavasti koko kokouksen paras anti.
Mutta siitäkin huolimatta se ei todellakaan ollut kovin tehokasta ajankäyttöä kenellekään.
Kaiken kaikkiaan meille jäi hämäräksi se kaikkein tärkein seikka:
Pitikö meidän nyt siis tehdä jotain, ja jos kyllä, niin mitä… ja miksi ja miten?
Oliko jossain kysymys tai kehotus, joka jotenkin vain onnistui menemään meiltä ohi?
Vai onko tästä puhuttu jo jossain muualla?
Jäimme siis miettimään, mikä koko “hyvin tärkeän” tapaamisen perimmäinen tarkoitus oli ja mihin me kaikkea tätä tietoa tarvitsimme 
Ja myös sitä…
… miten tästä palaverista olisi voinut tehdä HUOMATTAVASTI hedelmällisemmän osallistujan kannalta – vain parilla myyvästä kirjoittamisesta tutulla jutulla.
Ihan muutamin pikku viilauksin ja valmistelevin liikuin.
Tilaa CopyCampuksen
uutiskirje
...ja saat lahjaksi myyntitekstin mallipohjan, jolla kirjoitat myyvää tekstiä ennätysajassa!
5 vinkkiä tehokkaampiin palavereihin
Jos siis sinä pidät paljon palavereita, tässä muutama yksinkertainen mutta tehokas vinkki, miten teet niistä hyödyllisempiä ja kiinnostavampia kaikille osallistujille.
1) Osallistujat
Kutsu mukaan VAIN ne, joiden on hyvä/ehdottoman tärkeää tietää, mistä palaverissa puhutaan. Ja jos suurin osa tapaa ensimmäistä kertaa, ota vähän selvää, kuka kukin on. Osallistujia voi vähän jännittää, joten jos osaat rohkaista heitä kertomaan itsestään esittämällä kysymyksiä heistä itsestään, alkujännitys hellittää. Tunnelmasta tulee heti paljon vapautuneempi.
2) Agenda
Mainitse lyhyesti ranskalaisin viiruin jo palaverikutsussa, mitä agendalla on. Jos olet esimerkiksi esittelemässä vaikkapa projektiin kuuluvia työkaluja tai sen eri vaiheita, listaa ne.
3) Palaverin tarkoitus
Mikä se on? Onko se lähinnä informatiivinen luonteeltaan (esim. uuden projektin esittelyä), tehdäänkö siinä päätöksiä vai jaetaanko jo tehtäviä?
Alussa voi siis olla hyvä mainita, mitä HYÖTYÄ palaverista on osallistujille. Miksi heidän läsnäoloaan tarvitaan ja miksi heidän on hyvä tietää, mitä palaverissa käsitellään? Tämäkin kannattaa mainita lyhyesti jo kutsussa.
Eikä muuten todellakaan yhtään haittaa (vaan pikemminkin olisi ihan suotavaa), jos yrität vähän herätellä osallistujien uteliaisuutta ja innostusta aihetta kohtaan jo etukäteen. On hyvin todennäköistä, että lukuisissa palavereissa nuutuneiden osallistujien huomio herpaantuu herkästi, eikä sekavaan esitykseen millään jakseta kiinnittää huomiota.
4) Seuraavat vaiheet
Ja lopuksi, miten tästä edetään? Miten palaveri vaikuttaa osallistujiin? Pitääkö heidän tehdä jotain konkreettista tapaamisen päätyttyä? Kerro kaikille mahdollisimman suoraviivaisesti, mitä haluat kunkin osallistujan tekevän tai mitä tapahtuu seuraavaksi.
5) Yhteenveto
Onko palaverissa käyty läpi PALJON asioita ja jaettu paljon tehtäviä? Jos kyllä, voisi olla paikallaan tehdä napakka yhteenveto, jonka voi myös lähettää osallistujille palaverin päätyttyä (varsinkin, jos tehtäviä on jaettu).
Eli yksinkertaisimmillaan vastaa näihin kysymyksiin…
Mitä >> Miksi >> Miten >>
…ja vedä lopuksi langat yhteen.
Yhteenveto: Mitä copywritingista tuttuja keinoja voit hyödyntää palavereissa?
Jos muistat tehdä edes vähänkin taustatutkimusta, huomioida sisällössä lupauksen ja hyötynäkökulman, ja mainita selvästi, miten odotat kunkin toimivan palaverin jälkeen, saatte varmasti yhdessä paljon enemmän aikaan.
Olen aika varma, että JOS palaverikutsussa ja itse palaverissa muistettaisiin huomioida nämä kysymykset edes muutamin lyhyin sanankääntein, se tekisi siitä monin verroin antoisamman osallistujien kannalta – ja kaiken kaikkiaan paljon tehokkaampaa ajankäyttöä.
Seuraavaa “hyvin tärkeää” palaveria jännityksellä odottaen… 
Mirka
P.S. Ehkä olet joskus törmännytkin huippusuositun tietokirjailijan ja luennoitsijan Simon Sinekin kuuluun TED-talkiin aiheesta ”Why? How? What?”. Sen oppeja voi hyvin soveltaa vaikka mihin elämänalueisiin – jopa sekavien palavereiden sujuvoittamiseen 
Kannattaa kurkata!
Piditkö artikkelista? Jaa se tästä:
